E-facturatie is verplicht. Wat u nu echt moet regelen.

Wat er precies moet

Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen in België hun facturen aan andere btw-plichtige ondernemingen in een gestructureerd elektronisch formaat versturen. Gestructureerd betekent dat de software aan de andere kant de bedragen er zelf kan uithalen, zonder dat iemand ze overtypt.

Een pdf die u per mail verstuurt, voldoet daar niet aan. Ook niet als hij er verzorgd uitziet, en ook niet als u hem op een portaal zet. Het verschil zit in het formaat en niet in het uitzicht.

Ontvangen telt ook

De verplichting geldt in twee richtingen. Elke btw-plichtige onderneming moet minstens een Peppol-factuur kunnen ontvangen, ook wie zelf weinig factureert. Peppol is het netwerk waarover die facturen lopen. Uw pakket sluit erop aan; in het dagelijkse gebruik ziet u daar weinig van.

Wat volstaat

De meeste boekhoud- en facturatiepakketten ondersteunen dit, ingebouwd of via een module die u aanzet. De FOD Financiën houdt op efactuur.belgium.be een lijst bij van software die het kan.

Maakt u uw facturen in Word of Excel en verstuurt u die als pdf, dan hebt u wel iets anders nodig.

Als uw boekhouder het regelt

Veel boekhoudkantoren hebben de aansluiting voor hun klanten in orde gebracht. Vraag na of dat bij u zo is. Vraag er ook bij of u zelf nog facturen kunt opmaken zoals u gewoon bent, want dat hangt af van hoe ze het hebben opgezet.

Kosten en boetes

Voor kmo's staat de kostenaftrek voor facturatiesoftware op abonnement tijdelijk op 120 procent, voor de jaren 2024 tot en met 2027. De gewone investeringsaftrek staat op 20 procent. Welke van de twee voor u geldt, hangt af van hoe u het aankoopt. Dat is een vraag voor uw boekhouder.

De boetes zijn 1.500 euro bij een eerste vaststelling, 3.000 bij een tweede en 5.000 daarna, met drie maanden tussen twee vaststellingen. De fiscus kondigde aan de eerste maanden van 2026 soepel te zijn voor wie aantoonbaar met de overstap bezig was.